Reconocimiento facial en congresos: cómo encuentran los asistentes sus fotos con un selfie

Un congreso de dos o tres días genera miles de fotos. La cobertura puede ser excelente y, aun así, es habitual que la mayoría de los asistentes no llegue a ver las suyas: reciben el enlace a una carpeta con cientos de imágenes y nadie tiene tiempo de buscarse entre ellas.

La solución que ofrezco como opción extra es una galería con reconocimiento facial: cada asistente se hace un selfie y ve únicamente las fotos en las que aparece. Tengo experiencia con su uso a través de TIME&SPACE, una plataforma de entrega de fotos de eventos. En esta entrada te cuento cómo funciona, qué aporta a la organización y cómo se cuida la privacidad.

Cómo funciona: un selfie y listo

Para el asistente, el proceso se reduce a cuatro pasos:

Escanear un QR o abrir el enlace del evento. Puede ir en la acreditación, en las pantallas de la sala, en el programa o en un correo posterior. No hay que instalar ninguna app ni crear una cuenta.
Aceptar el consentimiento. Una pantalla explica cómo se usará el selfie, y no se analiza nada hasta que la persona acepta.
Hacerse un selfie desde el propio navegador del móvil.
Ver sus fotos. En cuestión de segundos aparecen solo las imágenes en las que sale, listas para guardar o compartir.

La búsqueda se hace sobre las fotos que ya están subidas, así que la galería se va completando a medida que se añaden nuevas imágenes.

Qué aporta a la organización del congreso

Para quien organiza, el valor está en que las fotos llegan a las personas que salen en ellas mientras el evento todavía es noticia.

Contenido compartido mientras el evento está vivo. Si las fotos llegan pronto, los asistentes las publican en sus redes cuando más visibilidad tienen, y cada publicación amplifica tu evento.
La marca del evento en cada foto compartida. Las descargas pueden llevar, de forma opcional, una marca de agua con el logo del evento o de un patrocinador.
Datos para el informe. La plataforma registra escaneos, descargas y comparticiones, y se pueden exportar para el informe final o para la reunión con patrocinadores.
Menos trabajo para tu equipo. Nadie tiene que enviar fotos una a una ni atender peticiones del tipo “¿tenéis la foto en la que salgo?”.
Ponentes y VIP atendidos. Se pueden indicar los ponentes una sola vez, y cada uno recibe automáticamente sus fotos.
Un recurso que dura. La galería permanece disponible durante un año, y también se pueden subir las fotos de ediciones anteriores.

Qué aporta a los asistentes

Los asistentes encuentran sus fotos sin instalar nada, sin crear una cuenta y sin coste, porque el servicio lo contrata la organización. Se acabó escanear carpetas enteras o pedirle a alguien que te pase “la foto de la mesa redonda”: cada persona ve sus imágenes en segundos y las descarga directamente.

Privacidad: el consentimiento va primero

Reconocer caras implica tratar datos biométricos, así que es lo primero que pregunta cualquier organización. Estos son los puntos que plantea la plataforma:

Consentimiento explícito antes de cualquier búsqueda.
Participación opcional: quien no quiera, no se hace el selfie y no se analiza su rostro.
El selfie solo sirve para encontrar las fotos del evento y se elimina a los 30 días.
Datos alojados en la Unión Europea.
Documentación para el equipo legal: un acuerdo de encargado de tratamiento (DPA) y textos de consentimiento y cartelería para el recinto.

Aun así, conviene que la organización informe a los asistentes (en el formulario de registro, en el programa o con cartelería en el recinto) y que lo valide su responsable de protección de datos. Si lo hablamos con antelación, es un paso más del plan del evento.

Cómo lo incluyo en mi servicio de fotografía

Es una opción extra que se añade a la cobertura: yo hago el trabajo de siempre y la plataforma resuelve la entrega. Hay dos formas de plantearlo, según lo que necesite tu evento.

Opción 1: galería completa al terminar cada jornada. Subo todas las fotos del día con un retoque mínimo, perfecto para redes sociales, LinkedIn y comunicación del día a día, y los asistentes las tienen mientras el evento aún está fresco.

Opción 2: fotos retocadas en 4 días laborables. Subo el material con mi edición habitual, para que los asistentes encuentren sus fotos con el acabado final. Es la mejor opción si lo que buscas es calidad para memorias, prensa o material de marca, y me adapto a los plazos de tu evento, con opción exprés en 48 horas.

En cualquiera de los dos casos, durante los descansos puedo entregar una selección de 5 a 10 fotos bien editadas, listas para publicar en redes. Puedes ver todos los detalles en mi web.

Preguntas frecuentes

¿Sustituye al fotógrafo?

No. La cobertura es la misma, y la plataforma solo se encarga de que las fotos lleguen a quien aparece en ellas.

¿Tienen que instalar una app los asistentes?

No. Basta con escanear un QR o abrir un enlace y hacerse un selfie en el navegador, sin crear ninguna cuenta.

¿Y si alguien no quiere participar?

Es opcional. Quien no se haga el selfie no se somete a ningún análisis facial, y participar nunca es condición para asistir al evento.

¿Y si no me encuentro en mis fotos?

Puede que todavía no se hayan subido las imágenes en las que apareces. La galería se va completando, así que merece la pena volver a mirar más tarde.

¿Sirve para congresos de varios días?

Sí. La galería cubre todas las jornadas y permanece disponible durante un año.

¿Organizas un congreso?

Cuéntame la fecha, el lugar y el tamaño de tu evento y te preparo una propuesta, con o sin galería de reconocimiento facial. El presupuesto es sin compromiso.

Contenido compartido mientras el evento está vivo. Si las fotos llegan pronto, los asistentes las publican en sus redes cuando más visibilidad tienen, y cada publicación amplifica tu evento.
La marca del evento en cada foto compartida. Las descargas pueden llevar, de forma opcional, una marca de agua con el logo del evento o de un patrocinador.
Datos para el informe. La plataforma registra escaneos, descargas y comparticiones, y se pueden exportar para el informe final o para la reunión con patrocinadores.
Menos trabajo para tu equipo. Nadie tiene que enviar fotos una a una ni atender peticiones del tipo “¿tenéis la foto en la que salgo?”.
Ponentes y VIP atendidos. Se pueden indicar los ponentes una sola vez, y cada uno recibe automáticamente sus fotos.
Un recurso que dura. La galería permanece disponible durante un año, y también se pueden subir las fotos de ediciones anteriores.